Para elaborar o extrato de fluxo de caixa, é fundamental dispor das informações sobre a receita e as despesas da sua empresa. Esses dados constam nos registros contábeis da empresa, e é importante organizá-los de forma que permitam saber os saldos do período (geralmente, um mês) e projetar os fluxos de caixa futuros.

Se o saldo for positivo, isso significa que a receita do período foi maior do que as despesas. Se for negativo, isso significa que as despesas foram maiores do que a receita. De acordo com a Corporação Interamericana de Investimentos (CII), é importante elaborar o extrato de fluxo de caixa projetado, porque permite, por exemplo:

• Prever futuros déficit (ou falta) de dinheiro e, assim, poder tomar a decisão de procurar financiamento antecipadamente.

• Estabelecer uma base sólida que sustente a solicitação de crédito, como, por exemplo, apresentá-lo dentro de seu plano ou projeto de negócios ou estratégia de gestão. 

• Se você tiver saldos positivos acumulados em alguns períodos, parte desse saldo pode ser investida no mercado de capitais e, assim, gerar uma fonte de renda adicional. Esse resultado deve ser registrado na sua receita como juros ganhos. Também é possível investir em tecnologias ou equipamentos para melhorar a gestão da sua empresa. 

O extrato de fluxo de caixa consiste em identificar e documentar o que realmente entra e sai da empresa, tais como receita por vendas ou pagamento de contas (desembolsos). No fluxo de caixa, não são usados termos como "lucro" ou "perda", uma vez que não se refere a um relatório de resultados. 

Exemplos de receita: receita por venda, cobrança de dívidas, aluguéis, cobrança de empréstimos, juros, etc. 

Exemplos de despesas ou saídas de dinheiro: pagamento de faturas, pagamento de impostos, pagamento de salários, empréstimos, juros, amortização de dívida, serviços públicos, etc.

Elaborar o extrato de fluxo de caixa é importante porque permite conhecer rapidamente a liquidez da empresa, entregando uma informação crucial que ajuda a tomar as seguintes decisões:

• Quanto insumo posso comprar?
• Posso comprar à vista ou preciso solicitar crédito?
• Devo cobrar à vista ou posso conceder crédito?
• Posso pagar minhas dívidas na data de vencimento ou devo pedir um refinanciamento?
• Posso investir o dinheiro excedente em novos instrumentos financeiros ou projetos?