Para elaborar el estado de flujo de caja es imprescindible contar con la información sobre los ingresos y egresos de su empresa. Estos datos figuran en los registros contables de la empresa y es importante ordenarlos de manera que permitan conocer los saldos del período (generalmente un mes), y proyectar los flujos de caja hacia el futuro.

Si el saldo es positivo significa que los ingresos del período fueron mayores a los egresos (o gastos); si es negativo significa que los egresos fueron mayores a los ingresos. Según la Corporación Interamericana de Inversiones (CII), la importancia de elaborar un estado de flujo de caja proyectado es que le permite, por ejemplo:

• Anticiparse a futuros déficit (o falta) de efectivo y, de ese modo, poder tomar la decisión de buscar financiamiento de antemano.
• Establecer una base sólida para sustentar el requerimiento de créditos, por ejemplo, al presentarlo dentro de su plan o proyecto de negocios o estrategia de gestión. 
• Si tiene saldos positivos acumulados en algunos períodos, parte de estos saldos los podemos invertir en el mercado de capitales y así generar una fuente de ingresos adicional. Este resultado se registra como intereses ganados en una fila de los ingresos. También se pueden invertir en tecnologías o equipamientos para mejorar la gestión de su empresa. 

El estado del flujo de caja se caracteriza por identificar y documentar lo que efectivamente ingresa y egresa del negocio, como los ingresos por ventas o el pago de cuentas (egresos). En el flujo de caja no se utilizan términos como “ganancias” o “pérdidas”, dado que no se relaciona con el estado de resultados.

Ejemplos de ingresos: ingresos por venta, el cobro de deudas, alquileres, el cobro de préstamos, intereses, etc. 

Ejemplos de egresos o salidas de dinero: el pago de facturas, pago de impuestos, pago de sueldos, préstamos, intereses, amortizaciones de deuda, servicios públicos, etc.

La importancia del estado de flujo de caja surge del hecho que permite conocer en forma rápida la liquidez de la empresa, entregándole una información clave que ayuda a tomar las siguientes decisiones:

• ¿Cuántos insumos puedo comprar?
• ¿Puedo comprar al contado o es necesario solicitar crédito?
• ¿Debo cobrar al contado o es posible otorgar crédito?
• ¿Puedo pagar las deudas en su fecha de vencimiento o debemos pedir un refinanciamiento?
• ¿Puedo invertir el excedente de dinero en nuevos instrumentos financieros o proyectos?