Nota importante: as condições locais e nacionais determinarão quais recomendações as autoridades de saúde pública de cada país darão, especialmente, em relação às estratégias a nível comunitário. Os empregadores devem reservar um tempo para aprender sobre os planos de ação existentes em cada comunidade em que operam e priorizá-los sobre as recomendações sugeridas neste artigo.

CUIDADO

• Priorize a sua saúde e a da sua equipe, clientes e fornecedores. A Organização Mundial da Saúde e o Centro para o Controle de Doenças (CDC) recomendam fortemente a adoção de medidas de distanciamento social para evitar a propagação do vírus. Isto significa estabelecer um protocolo de trabalho remoto o mais cedo possível, e caso não seja possível, priorizar o distanciamento social, entendido como ao menos 2 metros de distância entre as pessoas, como também procurar minimizar o número de pessoas que utilizam o mesmo espaço e o tempo de interação entre os funcionários.
• Se não for possível estabelecer o trabalho remoto, certifique-se de que as superfícies com maior contato (portas, teclados, corrimãos, etc.) estejam desinfetados com produtos próprios (toalhas desinfetantes, líquidos, sprays). Sugira para seus funcionários que mantenham o mesmo nível de limpeza em suas próprias casas ou lugares remotos de trabalho.
• Suspenda temporariamente as viagens de negócios. Se seus funcionários estiveram recentemente no exterior ou receberam visitas de clientes e fornecedores que viajaram de avião, é recomendável deixá-los isolados por algumas semanas para garantir que não existe sintomas.
• Se alguém apresentar sintomas de resfriado, peça que fiquem em casa e que consulte um médico.

COMUNICAÇÃO

Com funcionários:

• Certifique-se de que seus funcionários tenham informações confiáveis ​​disponíveis sobre o COVID-19 (de preferência de fontes como a Organização Mundial da Saúde e o Centro de Controle de Doenças dos Estados Unidos (CDC, em inglês).
• Assegure-se de que eles sabem quais medidas devem tomar e a duração delas. Procure manter duas atualizações semanais a respeito disso.
• Designe um ponto focal em sua equipe para responder perguntas e estabeleça canais de comunicação (e-mail, WhatsApp, etc.).
• Seja pontual em suas comunicações. Não deixe passar muito tempo entre cada comunicação, lembre-se de que as pessoas têm muitas fontes de informação, e que sempre será preferível que elas descubram através de você sobre as medidas que sua empresa tomará.
• Seja honesto, empático e compassivo. Em tempos de incerteza, você não precisa ter todas as respostas, mas precisa ser claro e transparente sobre as decisões tomadas que podem afetar a capacidade dos seus funcionários de sustentar suas famílias.
• Se não estão acostumados a trabalhar remotamente, ofereça referências de boas práticas para ajudar o autogerenciamento durante esse período, além de informações e ferramentas de saúde mental.

Com clientes:

• Impacto na reputação/posicionamento. Após identificar os riscos potenciais e definir a estratégia para mitigá-los, comunique aos seus clientes as medidas que você está tomando para garantir a qualidade e a segurança de seus produtos e serviços.

Com fornecedores:

• Contratos com fornecedores. Depois de ter uma ideia do impacto em suas vendas, entre em contato com seus fornecedores para alinhar os ajustes nos pedidos pendentes e na programação do pagamento.

CONTINUIDADE

• Identifique ferramentas que podem dar suporte à comunicação. Opções como Teams (Microsoft), Workplace (Facebook), Google Meet (Google) e Slack facilitam a comunicação por meio de mensagens instantâneas e videoconferência. Outras ferramentas como Google Drive, Dropbox e WeTransfer, permitem compartilhar arquivos e, no caso do Google Drive, há a possibilidade trabalho conjunto e ao mesmo tempo no documento. O Whatsapp é uma excelente opção para se manter conectado, oferecendo bate-papo, chamadas, videochamadas, teleconferências e videoconferências com até 4 pessoas.

Abaixo, deixamos pontos a serem considerados nas principais áreas que podem sofrer impacto devido ao COVID-19:

Produtividade

• Você tem a capacidade de aumentar sua produção, sem colocar em risco a sua equipe (ou seja, minimizar o contato físico entre eles e garantir a limpeza com desinfetante da área de trabalho)? Você pode aumentar a taxa de fornecimento?
• Você tem a capacidade de diminuir sua produção, sem colocar em risco sua equipe (ou seja, minimizar o contato físico entre eles e garantir a limpeza com desinfetante da área de trabalho)? Você pode aumentar suas capacidades de armazenamento? É importante considerar que, o que eles não compram de você agora, aumentará quando tudo voltar ao normal.

Vendas

• Mantenha um preço justo. Lembre-se de que esse fenômeno é temporário e que as consequências em sua reputação de tirar proveito dos seus clientes e fornecedores durante este período podem ser graves no médio e longo prazo.
• Aproveite a situação para concentrar seus esforços em vendas online. Na ConnectAmericas, ajudamos você com anúncios e fóruns de compra por setor, e há outras plataformas, como MercadoLivre e Amazon, que permitem a venda online. Temos um excelente webinar sobre isso aqui.
• Utilize essa oportunidade para fortalecer a sua presença nas redes sociais ou estabeleça uma se você ainda não possui. Mesmo que você não pertença ao setor B2C (business to consumer), mas ao B2B (business to business), e suas vendas sejam para outras empresas e não diretamente ao consumidor final, lembre-se que seus clientes em potencial estão gastando mais tempo do que nunca online. Aproveite a conjuntura para se tornar conhecido, melhorar seu site, criar uma conta do YouTube com um tutorial prático, em que você explica como seu produto agrega valor, etc. É hora de ser criativo!
• Considere oferecer descontos especiais e organize-se com outros negócios da sua comunidade (ou mesmo com pessoas que possam fazer entregas!) para oferecer programas de desconto conjunto.
• O isolamento social não significa menos comunicação com seus clientes, pelo contrário, se você já possui uma linha de serviço ou e-mail, considere expandir seus canais de comunicação para o WhatsApp ou o Facebook Messenger.

Fluxo de caixa

• Você tem reserva suficiente para cobrir suas despesas fixas? Por quanto tempo? Você pode negociar algo com o seu locador ou com as empresas que fornecem serviços básicos?
  
• Você tem acesso a empréstimos ou linhas de crédito para pequenas e médias empresas com taxas preferenciais?
• Pesquise os programas de financiamento não reembolsáveis que os governos nacionais e subnacionais estão disponibilizando para as PMEs. Existem também programas de apoio do setor privado, como o Facebook, que prometeu doar US $ 100 milhões para PMEs em 30 países. Mais informações aqui.

Salários

• Se a sua empresa foi forçada a parar, você pode fazer um acordo com seus funcionários, no qual se estabeleça uma quantia suficiente para eles e que permita a empresa a continuar operando? É importante ter datas e valores claros, bem como os termos sob os quais essas medidas temporárias serão compensadas.
• Leve em consideração que o impacto sobre os funcionários e a empresa é menor se um acordo e concessões forem realizadas, em que se mantém o emprego sem corte de pessoal. Lembre-se de como é caro contratar a pessoa certa e depois ter que treiná-la.
• Para evitar demitir funcionários, uma opção é realocá-los temporariamente nas áreas que você está reforçando, como o setor online: vendas, atendimento ao cliente, pesquisa de mercado, etc. e talvez até encontre um modelo de compensação por comissão.
• Se você precisar cortar funcionários, lembre-se de nossas recomendações no C de Comunicação: faça isso em tempo hábil, dando a ele(a) o máximo de tempo possível para organizar suas finanças, sendo sincero e empático sobre as medidas que a empresa está tomando.

COMUNIDADE

Todo desafio apresenta uma oportunidade, e situações como essa, oferecem uma abertura para se voltar às nossas comunidades locais e nacionais, explorando novas formas de se fazer coisas. O fortalecimento de nossos laços comunitários tem vantagens que transcendem tempos de crise, que são sempre temporários.

• Diversifique sua carteira de clientes. A situação atual apresenta uma excelente oportunidade para encontrar novos clientes locais que, também afetados pelas restrições de remessas internacionais, tiveram que procurar em outros lugares seus produtos, serviços ou suprimentos.
• Diversifique sua cadeia de valor. Analise se existem fornecedores ao seu redor ou em seu próprio país que podem ser uma alternativa para seus suprimentos. Caso esses não possuam a qualidade ou o volume que você precisa, considere investir tempo e recursos no desenvolvimento de novos fornecedores, até como uma maneira de se preparar para eventos futuros similares, mitigando assim o risco e, potencialmente, reduzindo custos e garantindo a qualidade de seus suprimentos no longo prazo.
• Articulação produtiva. Explore se há sinergias em sua comunidade, em termos de capacidade de produção ou armazenamento, sempre respeitando as prioridades sanitárias nesse período para evitar a propagação do vírus: minimizar o contato entre as pessoas e garantir a limpeza dos espaços. Se for positivo o funcionamento, esta pode ser uma maneira de cortar custos e capitalizar os ativos existentes. Consulte seus fornecedores sobre quais outras alternativas de mercado eles veem para sua empresa, incluindo outros clientes que possam estar interessados ​​em seu inventário existente. Talvez eles saibam algo que talvez você ainda não tenha ponderado.
• Coordenação com sua comunidade. Comunique-se constantemente com outras empresas ou empreendedores da sua comunidade, especialmente aqueles que fazem parte da sua cadeia de valor, câmaras de comércio ou associações, para formar uma rede de apoio e, na melhor das hipóteses, projetar um plano conjunto que melhore a capacidade de resposta da sua comunidade frente à crises dessa natureza.