Se você tem uma pequena ou média empresa (PME) e decide se expandir ou se internacionalizar, é normal apresentar algumas falhas ou ineficiência em certas áreas da gestão. Isso não quer dizer que sua empresa não ofereça um produto ou serviço atraente, e sim que carece do pessoal necessário ou devidamente treinado para gerenciar com eficiência certas áreas do negócio.

Felizmente, nos últimos anos, a estratégia de outsourcing (terceirização) se desenvolveu tanto que existem muitas empresas ou pessoas que se dedicam à gestão de vários processos para facilitar a tarefa de outras empresas.

De acordo com o Instituto Nacional do Empreendedor do México, esta alternativa fornece apoio externo às PME em tarefas administrativas ou que não sejam centrais, recuperando um tempo valioso para se concentrar inteiramente em seu produto ou serviço. Geralmente, isso gera um aumento de produtividade, consequentemente, de lucros.

O objetivo da terceirização é proporcionar maior valor agregado, melhorar a qualidade e a gestão, reduzir tempos de processamento e, inclusive, reduzir custos.

É essencial analisar quais são as áreas (se existirem) que devem ser transferidas para um fornecedor externo a fim de melhorar o negócio e sua receita. Por exemplo, se sua empresa está começando a se expandir para mercados internacionais e não possui pessoal treinado em comércio exterior, contratar um serviço terceirizado para a preparação da documentação e de toda a logística relacionada com essa operação pode ser uma excelente ferramenta para melhorar a sua produtividade. 

A Outsource Magazine afirma que, tradicionalmente, essa prática era usada em atividades secundárias (limpeza, manutenção e transporte), mas, nas últimas décadas, o aumento da globalização e a concorrência fizeram com que o outsourcing fosse implementado em processos de maior importância para as empresas (projetos, marketing, tecnologias da informação, contabilidade e distribuição).

• Proporciona uma redução de custos de contratação de pessoal treinado ou instalação de equipamentos necessários.
• Como é baseado em uma mudança na dinâmica de gestão, leva a modificações estruturais da empresa em aspectos fundamentais, tais como procedimentos, sistemas, controles e tecnologia. O objetivo é obter os melhores resultados possíveis, concentrando a maior parte dos recursos e energia da empresa na sua atividade principal.
• Melhora a qualidade e a gestão dos processos transferidos.
• Reduz os tempos de processamento.
• Reduz os custos e o pessoal.

De acordo com uma pesquisa feita pela empresa Freelancer, dirigida às PME, publicada no site da “Asociación Española de Empresas de Consultoría” (AEC), 62% dos entrevistados acreditam que a terceirização de processos faz com que se tornem mais competitivos no mercado. Além disso, 65% acreditam que a terceirização está mais fácil do que nunca, graças à sofisticação da tecnologia. Por exemplo, na internet, existem extensos diretórios nos quais as PME podem ter acesso a informações de prestadores de serviços terceirizados em diversas áreas de gestão e competências necessárias.

Além disso, o empresário pode contratar o serviço sem precisar se encontrar fisicamente com o fornecedor, uma vez que muitos diretórios, como o www.freelancer.com, fornecem recomendações e comentários de empresas que já utilizaram o serviço. Após ter encontrado o fornecedor ideal, o trabalho e a troca de serviços podem ser feitos completamente por meio da internet, graças a tecnologias online "nuvem" (cloud computing), videoconferência, chat, entre outras ferramentas.

Se você está pensando em contratar serviços de terceirização para a sua empresa, deve saber que existem riscos que, se não forem calculados anteriormente, poderiam afetar negativamente o seu negócio. O maior perigo é o roubo de informações valiosas. Para garantir que está protegido, você deve se certificar de incluir cláusulas que especifiquem penalidades no contrato com o fornecedor.

Por exemplo, o contrato deve conter uma cláusula que deixe claro o cancelamento do contrato e ações legais no caso de que o fornecedor não faça uma gestão responsável e cautelosa das suas informações. Outra forma pela qual as PME podem reduzir esse risco é realizar uma análise adequada dos antecedentes do fornecedor. Você deve se certificar de que seu fornecedor seja financeiramente estável, possua a capacitação adequada e experiência de trabalho com empresas mais ou menos semelhantes à sua em termos de tipo e tamanho.

Outro fator que deve ser considerado é a adaptação ou a compatibilidade cultural com o fornecedor. Vale a pena se comunicar com os funcionários da empresa para verificar se existe uma boa adaptação e relação entre as duas empresas. Isso se refere tanto à cultura empresarial quanto a fatores relacionados com o idioma, horário de trabalho, feriados, etc. Felizmente, as novas tecnologias de informação são um elemento extremamente útil inclusive para fazer uma pesquisa e prospecção de fornecedores que sejam ideais para a sua empresa.