Documentos necessários para a empresa que deseja exportar

A lista de documentos está dividida em três momentos: a fase de negociação; a fase da remessa e entrega; e os itens necessários no Brasil. Na fase de negociação com o potencial importador o documento é a fatura proforma.

Fatura Proforma ou Proforma Invoice

A fatura Proforma dá início à negociação. Logo após os primeiros contatos e manifestada a intenção de realização de uma operação comercial, o exportador emite para o importador uma proforma invoice para que este providencie a Licença de Importação, dentre outras providências.

Este documento é o modelo de contrato mais frequente, formaliza e confirma a negociação, desde que devolvido ao exportador contendo o aceite do importador para as especificações contidas.

É similar à fatura comercial (definitiva), porém com características de um orçamento, ou seja, não gera obrigação de pagamento por parte do comprador. Deve ser emitida no idioma do país importador ou em inglês.

Fatura Comercial ou Commercial Invoice

É o documento internacional emitido pelo exportador que, no âmbito externo, equivale à Nota Fiscal. Sua validade começa a partir da saída da mercadoria do território nacional. A Fatura Comercial é imprescindível para o importador desembaraçar a mercadoria em seu país. É um dos principais documentos exigidos pela maioria das autoridades alfandegárias de todo o mundo para liberar remessas e/ou embarques.

É um documento de caráter legal e está sujeito à lei internacional, além de ser um instrumento fundamental entre o exportador e importador, já que serve como registro da transação comercial realizada entre ambas as partes. Deve ser emitida no idioma do país importador ou em inglês.

 Romaneio ou Packing List

Documento emitido pelo exportador para o embarque de mercadorias que se encontram acondicionadas em um ou mais volumes e que contenham variados tipos de produtos. É necessário para o desembaraço da mercadoria e para a orientação do importador quando da chegada dos produtos no país de destino. O Romaneio nada mais é do que uma simples lista relacionando detalhadamente os volumes a serem embarcados e seus respectivos conteúdos.

Conhecimento de Embarque

Documento emitido pela companhia transportadora que atesta o recebimento da carga, as condições de transporte e a obrigação de entrega das mercadorias ao destinatário legal no ponto de destino pré-estabelecido, conferindo a posse das mercadorias.

É, ao mesmo tempo, um recibo de mercadorias, um contrato de entrega e um documento de propriedade, constituindo assim um título de crédito. Este documento recebe denominações de acordo com o meio de transporte utilizado: 

• Conhecimento de Embarque Marítimo;
• Conhecimento de Embarque Aéreo;
• Conhecimento de Transporte Rodoviário;
• Conhecimento de Transporte Ferroviário.

Certificado de Origem

É o documento providenciado pelo exportador e utilizado pelo importador para comprovação da origem da mercadoria e habilitação à isenção ou redução do imposto de importação, em decorrência de disposições previstas em acordos comerciais ou do cumprimento de exigências impostas pela legislação do país de destino.

No caso das exportações destinadas aos países da Aladi e do Mercosul e ainda daquelas processadas no âmbito do SGPC, os Certificados de Origem são emitidos pelas federações estaduais de indústria e pelas federações estaduais de comércio. No caso das exportações realizadas no âmbito do SGP, os certificados são fornecidos pelas agências credenciadas do Banco do Brasil que operam com comércio exterior.

A emissão do Certificado de Origem é necessária em cada operação de exportação efetuada. Cada certificado está estritamente vinculado a uma Fatura Comercial. Sendo assim, se um exportador emitir três faturas, deverá providenciar a emissão de três certificados, mesmo que todas as faturas sejam destinadas ao mesmo importador. Os exportadores devem fornecer previamente às entidades emissoras credenciadas informações que permitam a correta emissão do documento. 

Peculiaridades:

1. Os Certificados de Origem do  Mercosul e da Aladi têm validade de 180 dias, a contar da data de emissão pela entidade emissora. 
2. Os certificados para as operações no âmbito do Mercosul só podem ser emitidos até o prazo máximo de 10 dias úteis, contados da data de embarque da mercadoria.
3. A exigência de certificados pelos importadores pode ocorrer em situações nas quais não há previsão de isenção ou redução do Imposto de Importação. A exigência de certificados pode estar vinculada a exigências administrativas, sanitárias etc.

Certificado ou Apólice de Seguro de Transporte

Documento necessário quando a condição de venda envolve a contratação de seguro da mercadoria, por exemplo, no Incoterm CIF. Deve ser providenciado junto à companhia seguradora antes do embarque da mercadoria.

Carta de Crédito

Nas operações realizadas sob esta modalidade de pagamento, o original deste documento é imprescindível para que o exportador possa concretizar a negociação da operação junto ao banco. Ela deve ser providenciada pelo importador e emitida por um banco de sua livre escolha, em favor do exportador, estabelecendo todas as condições negociadas entre importador e exportador.  

Ao receber a carta de crédito, o exportador deve buscar obter mais informações sobre o Banco emissor da carta de crédito, podendo também solicitar a sua confirmação através de um banco brasileiro. Se o Banco escolhido pelo importador não tiver credibilidade no mercado, o exportador pode recusar a carta de crédito, mas isso deve ser feito antes do embarque.

Estes são documentos internos, com validade para as leis e território brasileiro, para embarque, cobrança e registro junto aos órgãos intervenientes do comércio exterior brasileiro.

Registro de Exportação

Documento eletrônico emitido e preenchido no Siscomex (Sistema Integrado de Comércio Exterior), diretamente pelo próprio exportador ou pelo seu representante legal. Tem a finalidade de registrar a operação para fins dos controles governamentais nas áreas comercial, fiscal, cambial e aduaneira.

 Nota Fiscal

Depois de aprovado o Registro de Exportação - RE, o próximo passo é a emissão da Nota Fiscal, que deve acompanhar a mercadoria desde a saída do estabelecimento até a efetiva liberação junto à Receita Federal do Brasil (RFB). Ela precisa acompanhar o produto somente no trânsito interno. 

Comprovante de Exportação (CE)

É o documento oficial emitido pela Receita Federal do Brasil que comprova o efetivo embarque da mercadoria. O CE consubstancia a operação de exportação e tem força legal para fins administrativos, cambiais e fiscais. No caso especial de envio para o exterior de bagagens, encomendas, donativos e amostra sem valor comercial, até o limite de US$ 5 mil, o RE é dispensado e substituído pelo Despacho Sumário, registrado pelo servidor da RFB.

Contrato de Câmbio

Documento informatizado para coleta de informações, emitido pelo banco negociador de câmbio e que formaliza a troca de divisa estrangeira por moeda nacional.

Contrato de Câmbio de Compra - Tipo 01

Documento que formaliza a troca de divisa estrangeira por moeda nacional. No âmbito externo, equivale à Nota Fiscal e tem validade a partir da data de saída da mercadoria do território nacional. Este documento é imprescindível para o importador liberar a mercadoria no país de destino.