Como participar de uma feira internacional em 6 passos

As feiras são excelentes vitrines para promover seus produtos em outros países e fazer negócios, por isso é tão importante preparar-se para que tudo saia da melhor maneira possível. A participação requer uma preparação que deve começar com vários meses de antecedência.

A seguir daremos os 6 passos essenciais para planejar a sua próxima participação em uma feira, estas dicas foram baseadas em um documento elaborado pela Câmara de Comércio Colombiana-Estadounidense.

• Escolha do evento: O ideal é escolher a feira de acordo com o produto que você quer vender; já que, em geral, elas são especializadas em uma indústria. É possível participar como expositor ou observador. É melhor tem uma experiência prévia como observador para se familiarizar com o ambiente antes de participar como expositor. É importante saber que a participação não implica somente em promover o que você quer vender, mas também conhecer os competidores, as tendências de consumo, preços, substitutos e as novas tecnologias. 
• Preparação prévia:  É recomendável que se inicie, se possível, com 12 meses de antecedência para planejar e preparar adequadamente a participação. Deve-se elaborar uma análise dos custos da participação (aluguel de stand, serviços inclusos e não inclusos) e saber quais são as datas-chave para a inscrição, assinatura do contrato e pagamento para poder fazer todas as reservas com antecedência (passagens, hotéis, aluguéis de veículos, etc.)
• Exibição: Se  vão exibir produtos é importante contar com pessoal com experiência e analisar, de acordo com o destino, se é necessário um intérprete. De acordo com o espaço que lhe seja dado, deve-se planejar o que vai ser exibido e se possível deixar um espaço de reunião, onde se possa fazer negócios. Existem empresas que fazem o desenho, construção e exibição, pode-se também terceirizar este serviço a algum provedor local. É importante realizar um plano logístico e escolher um agente de carga adequado para enviar o material a ser exibido. A imagem que você projetar é muito importante, por isso o local deve estar limpo e apresentável, além disso a apresentação dos expositores do stand deve ser excelente.
• Stand: No dia é importante reunir o pessoal no primeiro momento para planejar e coordenar as atividades. No decorrer do evento é importante revisar constantemente o trabalho e verificar se as informações estão sendo passadas corretamente. É essencial para negócios futuros o registro das pessoas que visitam o Stand, e revisá-lo constantemente para os contatos e reuniões que poderão ser feitas no local. 
• Recorrida: Em uma feira internacional se analisa e estuda os competidores, os produtos substitutos e podem aparecer oportunidades com produtos complementares, podendo-se realizar alianças estratégicas. É necessário andar pelo local com isso em mente, em busca de benefícios e novidades em tecnologias e processos. 
• Encerramento: Quando terminar o evento, alguém deve estar encarregado de arrumar as mostras e materiais utilizados para reembarque. Ao comprar sua passagem de volta leve em consideração que a viagem pode ser prolongada por mais alguns dias para concluir as reuniões adicionais, fazer contatos locais ou realizar um pequeno estudo de mercado. Acostume-se a enviar comunicados de agradecimento e seguir com os contatos feitos durante a feira. Uma reunião com o pessoal que participou no stand pode permitir que você tenha um feedback com sugestões e recomendações para que você melhore nas futuras exibições.

Para guiar-se na escolha da feira correta, consulte os recursos disponíveis através da sua agência nacional ou local de promoção de exportações. Muitos sites mostram as feiras importantes por data e indústria, priorizando aquelas de maior relevância para as indústrias nacionais. Consulte regularmente, já que muitas agências também oferecem incentivos ou apoio para participar.