Es como planear una cita romántica solo que aquí el objeto de nuestras conquistas es el cliente que se va a sentar del otro lado de la mesa. Compartimos a continuación una serie de recomendaciones que debes tener en cuenta al planificar un encuentro exitoso.

1. Primer contacto: Sé creativo, diferente, llama la atención. La opción más común sería ponerte en contacto por teléfono ya que te tomas la molestia de no enviar un simple correo electrónico que seguramente acabe en la papelera. Pero cualquiera sea el canal, haz que te recuerden o por lo menos se tomen la molestia de pedir que les envíes tu proyecto/propuesta.
2. Lugar: Si es una primera cita con un cliente formal, lo mejor es visitarlo en su oficina o encontrarse en la propia. En nuestro lugar es fundamental lograr que se sienta a gusto, ofreciéndole un buen café y teniendo resuelto a priori detalles como el estacionamiento y un ágil acceso a las instalaciones. Si las reuniones son con clientes que ya conocemos, el desayuno en lugares que tengan una propuesta distinta o almuerzos en restaurantes en los que ya conocemos hasta el nombre del mozo o mesero son infalibles. Cuando el encuentro supone compartir alguna presentación, tener presente que haya mesas grandes, una buena conexión al Wi-Fi y enchufes cercanos. Algunos especialistas del management sostienen que las reuniones fuera de la oficina permiten aumentar los vínculos de confianza y generan espacios de distensión.
3. Horario: Hay que considerar el nivel de concentración del cliente. A veces es mejor citarlo por la mañana y empezar con un buen desayuno, pero si es alguien que suele ser muy interrumpido en su oficina, podemos convocarlo a la hora del almuerzo cuando en general se toman una pausa.
4. Apariencia: La ropa y los accesorios que se vistan, así como los comportamientos, pueden tener una influencia considerable en el éxito o fracaso de la reunión. Sé puntual, profesional pero cordial, y siempre preséntate en tu mejor apariencia respecto del cabello, con ropa limpia y prolija, buen aroma y una sonrisa en el rostro. Las prendas, los colores y los detalles dicen mucho de la persona que los lleva y se convierten en información valiosa a la hora de cerrar un trato. Deben ser considerados como herramientas que permitan sentirse cómodos, al tiempo que compongan un look adecuado, que transmita credibilidad y confianza. Para vestir de forma correcta no es necesario que sea de forma aburrida o exclusivamente de colores apagados, hay que saber adecuarse al lugar y formalidad del encuentro.
5. Conoce a tu cliente: Por más que sea una primera aproximación, antes de iniciar cualquier contacto es primordial saber con quién quieres trabajar, investigar su actividad comercial, su público objetivo, su historia. Si te interesa, demuéstralo. Conoce quién se encarga de la actividad comercial, quién toma las decisiones, de esta manera podrás defender tu proyecto mucho mejor.
6. Hazte conocer: Deja en claro tu filosofía empresarial, valores y servicios para poder así establecer qué beneficios producirían. Debes estar preparado ante cualquier pregunta sobre ti mismo y no caer en contradicciones ni mensajes dubitativos. Define muy bien qué ofreces tú que los otros no ofrezcan. Atrás quedaron los días en los que los vendedores demostraban lujo y superioridad, hoy se prefiere cerrar el trato con personas humanas, cálidas y comprensivas.
7. Temas de conversación: Lo ideal es no comenzar la charla hablando de negocios, sino que ese tema debe traerse a colación más bien en el momento de pedir el postre. Para la conversación previa es importante estar informado con las noticias del día y evitar conversar sobre tres temas conflictivos: política, religión y fútbol.
8. Estrategia: Es fundamental llevar los puntos a tratar y los objetivos a cumplir para luego analizar si la reunión tuvo éxito. Para retomar contacto con la persona en cuestión, lo mejor es a través de una minuta que detalle los temas tratados, compromisos de cada lado y fechas estimativas de respuesta o resolución.
9. Lenguaje corporal: Debemos usarlo para que el cliente sienta que nos estamos conectando. Evita cruzar los brazos ya que eso se puede interpretar como rechazo a lo que el otro está solicitando, o quedarse sentado en forma tal que se puede pensar que se está sin ganas. Usar frases que le envíen un mensaje de que estamos en el mismo canal que él o ella como por ejemplo “le entiendo”, “estoy claro en su situación”, “mi compromiso es ayudarle a usted”.
10. Teléfonos celulares: En una comida de trabajo no conviene tenerlo prendido ni dejarlo sobre la mesa, porque da la sensación de que se estuviera esperando una llamada. En caso de que efectivamente se aguarde una comunicación importante, entonces lo óptimo es avisar que se va a dejar el celular prendido y, al recibirla, excusarse de forma sencilla sin dar demasiadas explicaciones. Tampoco las llaves deben ser dejadas en un lugar visible, puesto se está enviando un mensaje que implica que se está apurado.