Crear un stand atractivo y preparar al personal con conocimientos sólidos son elementos esenciales para obtener lo máximo de la participación en la feria. Agri-Food Canada (AAFC) describe diversas estrategias para crear una experiencia exitosa; al igual que ProMéxico en su Guía Online para la Preparación de Visitas a Ferias Internacionales. Estos son los consejos:

Elegir un diseñador de stands. En su guía en línea para preparar la participación en ferias internacionales, Pro México recomienda utilizar diseñadores de stands profesionales para asesorar en el desarrollo del exhibidor y ofrece algunas de las siguientes indicaciones. Si la feria internacional se realiza en su país, elegir un diseñador que opere localmente puede ser la elección más correcta. Para ferias que se realizan en el extranjero, pueden buscarse diseñadores locales que trabajen fuera del país. De otra forma, deberán tenerse en cuenta los costos en tiempo y dinero relacionados con el transporte de un exhibidor producido localmente, los materiales requeridos para la construcción in-situ y todos los documentos requeridos para una importación temporaria. Asegúrese también de comparar estos servicios con los de los diseñadores oficiales ofrecidos por la misma feria.

Luego de acordar con el diseñador, se necesitará la siguiente información básica:

• Objetivos de la participación
• Presupuesto y plazo para la entrega del producto final
• Tipo y cantidad de productos a exhibir
• Características, peso y dimensiones de los productos/materiales a exhibir
• Restricciones en el peso, espacio, dimensiones, tipos de materiales utilizados y normas de seguridad impuestas por los organizadores de la feria

Privilegiar la Claridad sobre la Confusión. AAFC nos recuerda que a los visitantes solo les lleva unos segundos decidir si quieren acercarse a un stand mientras recorren la feria, y ofrece algunos consejos sobre cómo obtener lo mejor de esos momentos.

• Mostrar puntos focales distintos que transmitan el espíritu y personalidad de su empresa es mejor que mostrar diseños competitivos que podrían confundir al visitante.
• Asegurarse de que algunos objetos o decoraciones como flores o macetas no interfieran con el acceso al stand ni le quiten visibilidad.
• Desarrollar un esquema de colores equilibrado y recordar que el “ojo aprecia los colores menos agresivos y es atraído por ellos”; si se exhibe en un pabellón, coordinar siempre con los organizadores para asegurar la coherencia con la estética general del pabellón.

Materiales y público. ProMéxico recomienda a los expositores tener los materiales apropiados para el público de la feria en cuestión. Algunos se concentran en hacer negocios y coordinar contratos mientras que otros enfatizan la exhibición del producto y servicio. Los materiales de marketing y la literatura de ventas deben estar impresos en el idioma local cuando se participa en ferias fuera del país.

Capacitación del personal y ejecución en el stand. De acuerdo con AAFC, el cliente satisfecho puede ser el mejor embajador de la empresa. Tener un personal amable y proactivo puede ser el camino para crear el tipo de interacciones positivas que harán que los visitantes estén más dispuestos a hacer negocios con usted y más propensos a hablar bien de su empresa a terceros. Se presentan aquí algunos consejos que comparten la AAFC y ProMéxico para obtener un personal efectivo.

Capacitación

• Preparar al personal con ejemplos de preguntas de involucramiento y calificación para una mejor identificación de los clientes potenciales antes de mostrar el producto o realizar una demostración.
• Verificar que el personal pueda responder preguntas básicas sobre los productos y servicios.
• Verificar que sean ampliamente competentes y calificados para comunicar los conocimientos sobre las capacidades de la empresa, las intenciones de exportación, la exposición de mercado y los esfuerzos de expansión.
• Desarrollar con semanas de antelación un sistema estandarizado que realice un seguimiento de los detalles del visitante para llevar un mejor registro de los contactos y evaluar los perfiles de los visitantes.
• Tener a disposición tarjetas de visita y otros materiales promocionales que puedan ser compartidos con los visitantes.

Ejecución

• Focalizar la energía en clientes interesados y dedicarse a los potenciales visitantes con alta probabilidad de convertirse en clientes; muestras de menor tamaño pueden crear un mayor valor percibido.
• Asegurarse de que el personal esté adecuadamente identificado, vestido correctamente y siempre disponible.
• Limitar la cantidad de personal a una persona cada cinco metros cuadrados para evitar aglomeraciones en el stand que dificulten el acceso al personal.
• Escuchar atentamente y estar atento al lenguaje corporal, tono de voz y elección de palabras.
• No permitir que el proceso de compartir muestras / material escrito distraiga un diálogo que pueda conducir a algo productivo.
• No dejar nunca vacante el stand, éste debe siempre estar atendido.
• Permitir que el personal tenga un momento para descansar y entretenerse, de este modo se mantendrá siempre fresco y con energía.
• Poner bancos en lugar de sillas para tener un mejor contacto visual si el personal tuviera que estar sentado.

Seguimiento

Sea pro-activo y rápido en hacer el seguimiento de los posibles clientes luego de una feria. Intente desarrollar un sistema de manejo de los posibles clientes durante la feria, para que el personal pueda categorizarlos en base a su potencial como clientes (es decir, alto, medio, bajo), con el fin de hacer el correspondiente seguimiento al finalizar la feria.

Por último, asegúrese de llevar a cabo un resumen informativo donde se midan fortalezas y debilidades, preferentemente mientras el evento todavía está fresco en la memoria de todos. Esta evaluación será de ayuda al medir el progreso respecto a la participación de ferias anteriores, así como también en la calidad de los contactos, ventas y utilidad promedio de la feria.