La obtención de utilidades reside en gran parte en la generación de ventas, ya que son el motor de cualquier empresa. Sin embargo, si la gestión de inventarios no opera con efectividad, es posible que no pueda cumplir con la demanda del producto. Esta situación puede provocar la disconformidad de un cliente, que optará por un competidor, lo que resultará en la pérdida de utilidades.

La Corporación Interamericana de Inversiones (CII) detalla la importancia de mantener un registro detallado de los procedimientos de obtención y recibimiento de las partidas de bienes, para asegurar que se mantienen niveles adecuados de inventarios, que no se dupliquen los pedidos, y que la calidad del producto sea consistente.

Deberían existir controles sobre las siguientes funciones:

-El orden de los inventarios

-La compra de inventarios

-La recepción de la mercadería en el depósito

-Almacenamiento

La CII recomienda que las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) evalúen como mínimo las operaciones de entrada y salida de los productos utilizando algunas técnicas básicas de control. Existen varias razones para ejercer un control efectivo de inventarios ya que  el costo de mantenerlos puede ser elevado. Es importante que la empresa identifique la cantidad ideal de productos a mantener en stock para que la empresa no genere costos excesivos en este sentido. 

Asimismo, si no se mantienen niveles adecuados de insumos, las utilidades se verán afectadas negativamente al perder la capacidad de producir el bien que se comercializa. Además, si no se utilizan eficazmente los inventarios con una vida útil corta, su valor puede disminuir o perderse del todo. Del mismo modo, cuando un cliente encuentra problemas a la hora de obtener el producto o servicio en forma inmediata, puede surgir su insatisfacción.

Niveles de control de inventario

Basándose en un análisis histórico del uso de inventarios y tiempos de entrega, se puede calcular una serie de niveles de control para optimizar la gestión. Estos indicadores determinan en qué momento solicitar un pedido a los proveedores de insumos y la cantidad que se requiera para satisfacer la demanda.

• Punto de pedido (o reorden): cuando los inventarios alcanzan este nivel, una orden debe ser solicitada para reponer inventarios. El nivel de reorden se determina considerando lo siguiente:

-La tasa máxima de consumo (demanda generada por día) 

-El plazo máximo (tiempo de entrega de una nueva orden)

El plazo máximo de ejecución es el tiempo entre la solicitud de un pedido a un proveedor, y el momento en el que  esté disponible para su uso. La fórmula básica para determinar el nivel de pedido es la siguiente: 

Punto de pedido (o reorden) = demanda por día x tiempo de entrega de nueva orden (días)

Ejemplo: ABC es una compañía de calzado. Vende un promedio 500 unidades por día. Su proveedor toma una semana para entregar la orden. Por lo tanto, el administrador del inventario debe realizar un pedido antes de que el stock caiga por debajo de las 3.500 unidades (500 unidades de uso diario multiplicado por 7 días de tiempo de espera), con el fin de evitar un desabastecimiento. 

• Nivel mínimo de inventarios: este indicador es una herramienta útil para llamarle la atención a la gerencia sobre el hecho de que el inventario se acerca a un nivel peligrosamente bajo. El nivel de inventario nunca debería llegar a estar debajo de este indicador, ya que significa que es posible una interrupción en la operativa. Se determina al calcular el tiempo estimado desde el comienzo de la producción, hasta el punto en que el producto llega al consumidor final. La fórmula básica para determinar el nivel mínimo es la siguiente:

Nivel mínimo = punto de pedido - (demanda promedio por día x tiempo promedio de entrega al cliente) 

Ejemplo: ABC tiene un punto de pedido de 3.500 unidades (ejemplo anterior). Tiene una demanda diaria promedio de 500 unidades y tarda 5 días en entregar el producto final al cliente. El administrador del inventario deberá mantener un nivel mínimo de 1.000 unidades (3.500 unidades del punto de pedido – 500 unidades demandas diariamente x 5 días de entrega al cliente). Tener en cuenta este indicador es clave para evitar el riesgo de no contar con  los niveles necesarios para abastecer la demanda.