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La clave del éxito consiste en involucrar a todas las áreas de la organización en la gestión de los resultados. El área financiera no es la única responsable de la salud financiera de la compañía, toda la organización debe hablar el lenguaje financiero. Todas las áreas deben estar comprometidas en la búsqueda de la eficiencia y sostenibilidad financiera. Los estados financieros no son sólo para la reportar impuestos y mostrar a los bancos, deben ser para la gestión permanente de la organización, dándolos a conocer a los equipos involucrados.

Los estados financieros como herramienta de gestión

Cada área debe ser consciente del impacto de sus decisiones en los estados financieros de la empresa.

Herramientas financieras para la sostenibilidad de las empresas

1. Comité de cartera: Es una herramienta que permite hacerle seguimiento y gestión al estado de las cuentas por cobrar a clientes y evaluar los riesgos al momento de otorgarles crédito.

• Objetivo: Optimizar el recaudo de las ventas: en el menor tiempo posible, con la menor pérdida posible.
• Periodicidad: Quincenal o mensual. Depende de las características de la cartera.
• Participantes: Gerente, Responsable del área comercial, Tesorero
• Actividades: Establecer metas de saldos de cartera, realizar presupuesto de recaudo con proyección a 12 meses, velar por el cumplimiento de las condiciones comerciales pactadas con los clientes, monitorear y minimizar los descuentos financieros, gestionar la cartera por edades de vencimiento y hacer seguimiento a clientes vencidos, minimizar los tiempos entre venta de producto/servicio y aceptación de la facturación,
• Aspectos relevantes para tener en cuenta: La cartera es caja atrapada, por lo tanto tiene un costo financiero. Incluir costo de financiar la cartera y descuentos financieros y comerciales en los análisis de clientes

2. Comité de compras e inventarios: Busca que la gestión de proveedores compras e inventarios esté alienada con las necesidades operacionales y comerciales de la compañía, optimizando los recursos invertidos Gestiona el capital de trabajo.

• Objetivo: Optimizar las compras y el nivel de inventario teniendo en cuenta las proyecciones de ventas
• Periodicidad: Semanal o quincenal. Depende de las características de la empresa
• Participantes: Gerente, Responsable del área de operaciones, Responsable del área comercial, Responsable de compras, Responsable de inventarios, Tesorero.
• Actividades: Determinar el nivel de inventario óptimo total, por sede, por referencia, por línea de negocio, etc; elaborar planes para evacuar excedentes de inventario, aprobar las compras de la semana o la quincena, determinar las necesidades de compras en función de las existencias y de las proyecciones de ventas, elaborar presupuesto de compras con proyección a 12 meses, ajustar presupuesto de compras constantemente, teniendo en cuenta el desempeño reciente del negocio; informar a la tesorería sobre las proyecciones y preguntar si se tienen los recursos financieros para realizar los pagos de dichas compras.

3. Comité de proyectos: Es importante para la toma de decisiones de inversión rentables para la organización, evaluando con anticipación los beneficios de los proyectos y las fuentes y usos de los recursos.

• Objetivo: Optimizar la rentabilidad de las inversiones y su estructura óptima de financiación.
• Periodicidad: A definir por la empresa.
• Participantes: Los participantes de este comité pueden cambiar en el tiempo, dependiendo del tipo de proyecto que esté evaluando la organización.
• Actividades: Incentivar la evaluación de proyectos de eficiencia en la organización; elaborar modelo de evaluación de proyectos con toda la estructura requerida respondiendo a las siguientes preguntas: ¿Cuánto vale la inversión? ¿Cómo se va a negociar el pago a los proveedores? ¿Cómo se va a financiar? ¿Cuánto dura la implementación? ¿Qué beneficios traerá para la empresa? ¿Cómo cuantificar los beneficios? ¿Qué gastos recurrentes adicionales requerirá? ¿En cuánto tiempo se recupera la inversión? ¿Cuál es la TIR del proyecto?; elegir los mejores proyectos: optimizar el uso de los recursos invirtiéndolos en los proyectos más necesarios y más rentables.
• Aspectos relevantes para tener en cuenta: No todos los proyectos a evaluar son aquellos que implican aumento de ventas para la compañía, la mayoría de los proyectos nace de decisiones del día a día: cambiar una máquina, mejorar un proceso, entre otros que representarán ahorros en costos y gastos; Para financiar las inversiones es importante perfilar los pagos de la deuda con los flujos de caja del proyecto.

4. Comité financiero: Es importante para garantizar la sostenibilidad financiera de la compañía, evaluando de forma permanente los presupuestos, la rentabilidad y la estructura financiera de la organización.

• Objetivo: Gestión integral financiera de la compañía: crecimiento, rentabilidad, capital de trabajo, inversiones, estructura de financiación.
• Periodicidad: Mensual. Se realiza cuando se tenga el cierre contable del mes (Idealmente los primeros 15 días)
• Participantes: Gerente, Responsable del área de operaciones, Responsable del área comercial, Responsable de compras, Responsable de inventarios, Tesorero, Contador, Responsable de proyectos.
• Actividades: Participar en la aprobación, seguimiento y control del presupuesto; establecer metas y hacer seguimiento de aspectos como: ventas, eficiencia en costos, eficiencia en gastos, capital de trabajo, rentabilidad cliente/línea/sede/zona, benchmark de la compañía, estructura óptima de capital.
• Aspectos relevantes para tener en cuenta: Crecer no es siempre la mejor alternativa para salir de las crisis; es mejor ser pequeño pero rentable, que grande e ineficiente, romper paradigmas: no se acepta como respuesta “las cosas siempre se han hecho así”; importancia del flujo de caja: un análisis sólo del Estado de Resultados es un análisis incompleto, este debe verse en conjunto con el Balance General. El flujo de caja por el método indirecto integra estos dos componentes. Las cifras analizadas deben reflejar la realidad del negocio, enfoque en lo importante: las discusiones del comité se deben centrar en los temas más importantes del mes. No es mejor comité el que más tiempo se demore.

La importancia de no quedarse en el pasado: Las cifras históricas son una herramienta para tomar decisiones sobre el futuro.

5. Comité de tesorería: Es una herramienta fundamental en el día a día de la organización, esta permite planear el futuro de los flujos de caja a corto, mediano y largo plazo

• Objetivo: Velar por la liquidez de la compañía
• Periodicidad: El comité de tesorería deberá reunirse una vez por semana
• Participantes: Gerente, Responsable del área de operaciones, Responsable del área comercial, Responsable de compras, Responsable de inventarios, Tesorero, Contador, Responsable de proyectos.
• Actividades: Construcción flujo de tesorería histórico, construcción de presupuesto de tesorería, seguimiento y actualización semanal de la tesorería, planeación de pagos a proveedores, bancos, nómina, impuestos y otros, decisiones de financiación, decisiones de cobertura, seguimiento y presupuesto de recaudos.
• Aspectos relevantes para tener en cuenta: Es importante separar las actividades de operación de las actividades de financiación, el flujo de tesorería debe ser diario o semanal, la proyección de tesorería debe ser a 12 meses. 

Antes: La Tesorería era un área invisible de las organizaciones. Su función era muy limitada a pagos y cuadres de bancos.

Ahora: La Tesorería juega un rol estratégico en la organización e involucra todas las áreas de una organización.

Defectos de gestión no financiera: 

Defectos de planteamiento general de la compañía

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