Aunque un negocio aparente ser rentable, puede entrar en problemas e incluso el cese de operaciones si es que la empresa crece más allá de sus capacidades. La Corporación Interamericana de Inversiones (CII) ofrece cinco recomendaciones para crear un plan que genere un flujo de caja positivo para las pequeñas y medianas empresas (PYMEs).

1. Genere proyecciones mensuales (contenga el optimismo): cuando haga estimaciones de ventas para generar proyecciones relacionadas al flujo de caja, evite ser excesivamente optimista. Una buena práctica es realizar estimaciones en base a casos-escenarios pesimistas de las ventas y promedios mensuales. Las proyecciones relacionadas al flujo de caja deben ser realistas y fácilmente alcanzables.

2. Recuerde las cuentas por cobrar: no todas las ventas son iguales en relación al flujo de caja. Las utilidades de las ventas efectuadas con efectivo o crédito pueden ser aplicadas a la operativa en curso. En cambio, en las ventas con términos de pago a 30, 60 o incluso más de 180 días es necesario esperar hasta que se cobren para poder convertirlos en fondos utilizables. Este factor es trascendental cuando se generan las proyecciones mensuales de flujo de caja. Además, antes de efectuar nuevas ventas con términos de pago a largo plazo recuerde el impacto que pueda llegar a tener el flujo de efectivo.

3. Consolide los factores previsibles: todas las empresas tienen una base de consumo mensual relativamente consistente y predecible (gastos de sueldos, alquileres, luz, internet, etc.). Consolide estos gastos en una cifra única de costo operativo mensual. Esto ayudará a que el empresario pueda identificar con facilidad el monto  de dinero necesario cada mes para cubrir los costos operativos. Si la empresa no tiene la capacidad para cubrirlos, corre el riesgo de sufrir problemas de financiamiento mantenerse en negocio en el largo plazo.

4. Ajústese para el crecimiento: es muy importante para tener en cuenta el capital necesario para crecer. Muchas empresas exitosas fracasan por no tener suficiente dinero en efectivo para financiar su crecimiento. Las nuevas ventas a menudo requieren distintos gastos para maquinaria, empleados y marketing. En la mayor parte de los casos, los gastos vienen antes de la venta,  exigiendo que el dinero esté disponible con anticipación. 

5. Cuente con un plan de imprevistos: los escenarios imprevistos deben considerarse en toda proyección de flujo de caja para garantizar que, cuando se presente la oportunidad, la empresa esté en condiciones de sacar el máximo provecho o rendimiento. Una empresa que no cuente con un plan de contingencia en caso de alguna emergencia no tiene la misma capacidad de responder que una empresa que cuente, por ejemplo, con un fondo de efectivo o stock de emergencia.

No importa si el plan de negocio se basa en el statu quo o el crecimiento, cualquier pronóstico de flujo de efectivo debe incluir un plan de contingencia o de “emergencia" para tomar en cuenta potenciales oportunidades de negocio e imprevistos.

La CII recomienda mantener un total acumulado del flujo de efectivo corriente mensual, menos los gastos operativos. La cifra neta total más baja es la cantidad de dinero adicional que se requiere para operar el negocio o alcanzar una meta de crecimiento de ventas.

Si el monto es negativo, la empresa deberá contar con este monto en forma de crédito o de capital existente para que la empresa no caiga en la insolvencia. Una vez que ha dominado la planificación del flujo de caja, el efectivo seguirá siendo un factor relevante, pero dejara de ser lo elemental.