Te comento que generalmente nadie piensa que su empresa debiera estar desordenada, más bien esto es una consecuencia de cómo las empresas van creciendo. Al inicio puede ser que quieras tener todo en orden, es decir, dispones todo para que coincida según tus deseos, organizas todo para llegar a tus objetivos de venta, de proveedores, de empleados, etc. Esperas ganar tanto, y las cosas pueden caminar bien, pero de repente las situaciones cambian, y vas actuando conforme se van presentando las cosas, las vas haciendo como surgen, y dejas de hacerlo con el orden que habías planeado.

Además llega el momento que el tiempo no te es suficiente, y vas dejando de lado, actividades o asuntos pendientes porque no son urgentes, así el orden en que venías haciendo todo cuando te das cuenta, ya no tiene ningún orden, ninguna lógica. Va pasando el tiempo y las cosas se van enredando en una espiral sin encontrar una salida, al contrario los rezagos cada vez aumentan; y las cosas que no eran urgentes cuando dejaste de hacerlas, se vuelven urgentes de atender ahora.

¿Pero por qué pasa todo esto? Seguramente no planeaste con anticipación, dejaste de lado desarrollar un plan objetivo y específico de acción, en el que contemplaras previamente todos los elementos que ahora te están agobiando. Tal vez no desarrollaste una estrategia decrecimiento, una estrategia de opciones de productos, de proveedores, de mercados, de organización, etc. Es decir, no previste con anticipación, y esto es como las enfermedades, es mejor prevenirlas que tenerlas. Sin embargo, ahora que la tienes te estarás preguntando, bueno el hubiera no existe, qué es lo que tengo que hacer ahora, cómo empiezo a resolver, como prevengo el futuro.

1. Lo primero que tendrías que hacer es enumerar toda la serie de dificultades que se están presentando, no dejes nada de lado, la idea es que tengas el 100% de tus asuntos pendientes, anótalos en una lista.
2. En segundo lugar, identifica cuáles son las urgentes, pero además de lo urgente tendrás que enumerar los asuntos que no lo son, pero que en verdad son importantes, y que por alguna razón no has atendido, o no les has prestado la suficiente atención.
3. Dentro de cada una de tus dos listas, jerarquiza de lo más importante a lo menos, y empieza a tomar acciones para poder atenderlas, considera aquellas acciones que con sólo hacerlas puedas abarcar el mayor número de soluciones. Desde luego, que lo urgente tendrás que responderlo, pero no por ello debieras dejar de lado la otra lista. Tendrás que dedicarle tiempo, si ese tiempo que ahora le dedicas a otras cosas, tendrás que robarle un poco, sólo de esa forma podrás llegar a tener una mejor respuesta en tu empresa. Considera que ese tiempo es inversión, y que a la larga te traerá grandes beneficios, piensa que estas atendiendo lo importante, lo sustantivo de tu empresa.
4. Tendrías que tener de forma constante un plan de acción, lo más detalladamente posible, de forma tal que todos los días le pongas un rato deatención; de esa forma con el tiempo te darás cuentas que le dedicas menos tiempo a lo urgente, ya que en muchas ocasiones resuelves antes que se vuelva urgente. Con ello no quiere decir, que no se te presenten cosas urgentes, ya que esas siempre pueden existir, pero en la medida que puedas prevenirlas te será más fácil responder, además te puede costar menos tiempo, menos esfuerzo y menos dinero.